Sähköisen taloushallinnon datan hyödyntäminen pk-yritysten tilintarkastuksissa

Tietojärjestelmät kehittyvät – pysytkö mukana?

Viime vuosien aikana erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten taloushallinnon sähköistyminen on edennyt vauhdikkaasti. Taloushallintojärjestelmien kirjo on varsin laaja, ja vaikka varhaisimmat täyssähköiset järjestelmät ovatkin jo aikuisiässä, uusia toimijoita tulee edelleen markkinoille. Myös järjestelmien tiedonkäsittelyprosessit ovat vuosien saatossa kehittyneet merkittävästi. Algoritmit sekä robotiikka ovat monissa tietojärjestelmissä arkipäivää, ja tekoälyn eri muotojen (koneoppimisen ym.) hyödyntäminen on jo lukuisten järjestelmätoimittajien tuotekehityspöydillä.

Järjestelmät ovat täydellisiä – vai ovatko?

Tilintarkastusta suorittaessamme havaitsemme aika ajoin, että perinteisessä kirjanpidossa syntyy virheitä. Täydellisiä eivät ole tietojärjestelmätkään, ja erityyppiset järjestelmävirheet (bugit) ovat edelleen arkipäivää. Luottamus tietojärjestelmien toimivuuteen on käyttäjien keskuudessa lähtökohtaisesti suuri, jolloin virheiden havaitseminen sekä huomioiminen tilintarkastuksessa on haastavaa ilman asianmukaista osaamista. Koulutuksessa käymme läpi, millaisin toimenpitein virheelliseen aineistoon liittyvää riskiä saadaan minimoitua.

Jokaisessa tietojärjestelmässä on lisäksi enemmän tai vähemmän huomioitavia erityispiirteitä, joita IT-ammattilaisten keskuudessa kutsutaan ominaisuuksiksi. Käyttäjän – on sitten kyseessä johto, kirjanpitäjä tai tilintarkastaja – tulee olla tietoinen näistä käyttämänsä järjestelmän erityispiirteistä ja mukauttaa toimintatapansa niin, että tavoiteltu lopputulos voidaan saavuttaa. Koulutuksessa saat tietoa yleisimpien järjestelmien kirjanpitoraportointiin liittyvistä ominaispiirteistä, jotka tulee huomioida aineistoja käytettäessä.

Osaamisesta lisäarvoa sekä tilintarkastajalle että asiakkaalle

Tilintarkastajan ymmärrys taloushallinnon tietojärjestelmistä ei yksistään edesauta tilintarkastuksen laatuvaatimusten täyttämisessä. Monipuolisesta järjestelmäosaamisesta on etua koko tilintarkastusprosessin ajan, aloituspalaveriin valmistautumisesta aina asiakasraportointiin saakka. Yksistään siitä, että tilintarkastustyön saa suoritettua laadukkaasti tarkoituksenmukaisin ja tehokkain toimenpitein, on merkittävä hyöty. Koulutuksessa syvennytään sellaisiin tarkastustoimenpiteisiin, jotka koneellisesti suoritettuina vapauttavat tilintarkastajan aikaa niiden tärkeiden toimenpiteiden suorittamiseen (mm. johdon haastattelut, arvionvaraiset erät, laki- ja väärinkäytösasiat), joiden laadukas läpikäynti edellyttää jatkossakin aikaa sekä kattavaa dokumentointia.

Lisäarvoa niin tilintarkastajalle kuin asiakkaallekin tuo sähköisen aineiston analysoinnin myötä avautuva monitahoinen näkymä asiakkaan kirjanpitoon ja taloushallintoon. Tilintarkastajana toimiessani tästä oli merkittävä apu asiakkaan liiketoiminnan sisäistämisessä, jolloin mm. keskustelut asiakasyhtiön johdon kanssa olivat sujuvia. Sähköiseen kirjanpitoaineistoon pohjautunut analytiikka tuotti tarkastusvuosien aikana lukemattoman määrän havaintoja, joihin voitiin reagoida ajoissa ja tuottaa näin asiakkaalle lisäarvoa. Vaikka kaikkia havaintoja ei aina epäolennaisina korjattukaan, jäi asiakkaalle vahva mielikuva sekä mielenrauha siitä, että asiat on todella perusteellisesti läpikäyty. Myös asiakasrajapinnasta saavutettavissa oleviin hyötyihin perehdytään tulevalla koulutuskiertueella.

Katso täältä seuraavat tilintarkastajien koulutuskiertueet

Luen myös Riitta Laineen blogi: Sähköisen kirjanpitodatan käyttö tilintarkastuksessa

Ville Anttila, KTM (KHT-tilintarkastaja 2009–2023)
SatAudit Oy