Taloudelliset väärinkäytökset – ajattele kuin rikollinen

 Tytti Saarinen, Director, Forensic Risk Alliance

Kyetäkseen selvittämään taloudellisia väärinkäytöksiä, tulee itsekin ajatella rikollisen tavoin. Tässä sanonnassa lienee pieni totuuden siemen ja toisaalta syy siihen, että taloudellisten väärinkäytösten selvittäminen on työnä varsin erilaista kuin vuositilintarkastus tai tyypillisemmät talousalan tehtävät. Itsekin teen näitä töitä puhtaasti rakkaudesta lajiin.

Miksi aihepiiri sitten kiinnostaa niin kovasti? Taloudellisten väärinkäytösten kenttä on laaja ja jokainen case enemmän tai vähemmän omanlaisensa. Kaikki liittyy samalla olennaisesti ihmisiin; ihmisten toimintaan ja käytökseen. Toisaalta työssä on kysymys ennen kaikkea olennaisen erottamisesta ison massan joukosta, palapelin kasaamisesta irrallisten vihjeiden pohjalta. Yllättävääkin on, että useissa tapauksissa täytyy kyetä erittäin luovaan ajatteluun, jotta asiat lähtevät selviämään.

Taloudellisten väärinkäytösten kirjo on laaja ja ylätasolla nämä voidaan jakaa kolmeen eri ryhmään:

1. Tilinpäätösten vääristely
2. Varojen väärinkäyttö
3. Lahjonta ja korruptio

Mistä tässä on kyse?

Tilinpäätösten vääristelyssä tietoisena pyrkimyksenä on johtaa harhaan tiedon käyttäjiä. Kysymys voi olla sekä taloudellisen olosuhteen vääristelystä että tiedon poisjättämisestä. Varojen väärinkäyttöön sen sijaan mahtuu suuri joukko erilaisia tekoja; ohimyyntiä, saamisten välistävetoa, aiheettomia palautus- ja hyvityslaskuja, bulvaaniyhtiöiden käyttöä, yhtiön varojen käyttöä henkilökohtaisiin menoihin sekä vaihto-omaisuuteen ja esimerkiksi immateriaalioikeuksiin liittyviä väärinkäytöksiä. Lahjonnassa ja korruptiossa on kyse vallan ja aseman väärinkäytöstä ja tyypillisesti tämä liitetään sopimattomien lahjojen antamiseen ja vastaanottamiseen sekä muihin kohtuuttomiin taloudellisiin etuihin. Kysymys voi olla myös laittomista palvelumaksuista tai ”voitelurahasta”. Suomessa yleisesti ottaen väitetään esiintyvän hyvin vähän lahjontaa ja korruptiota, mutta samaan aikaan julkisessakin keskustelussa on alettu tiedostaa, että esiintymistavat meillä ovat erilaisia ja usein lahjontaan ja korruptioon viittavat tilanteet liittyvät rakenteellisiin ongelmiin ja lähipiiritransaktioihin.

Väärinkäytösten taloudellinen merkitys

Väärinkäytösten taloudellisesta merkityksestä on esitetty erilaisia arvioita ja tyypillisimmät näistä ovat sensuuntaisia, että väärinkäytökset aiheuttavat yrityksille vuosittain noin 5 %:n liikevaihtoa vastaavat kustannukset. Tällöin puhutaan pääosin sellaisista väärinkäytöksistä, jotka tapahtuvat, mutta joiden olemassaolosta meillä ei ole tietoa. Tutkimusten mukaan väärinkäytösten aiheuttamat vahingot ovat suurempia pienissä, alle 100 hengen yrityksissä kuin kokoluokaltaan suuremmissa yrityksissä. Mitä pidempään tekijä on työskennellyt yrityksen palveluksessa, sitä suuremmiksi vahingot tutkimusten mukaan kasvavat. Näkisin, että tekijällä on pitkän työsuhteen aikana erittäin hyvät edellytykset tunnistaa organisaation heikkoudet ja valvonnan puutteet, mistä syystä tekoa pystytään jatkamaan yllättävänkin pitkään ennen kuin se havaitaan.

Väärinkäytösten havaitseminen

Miksi väärinkäytösten havaitseminen sitten vie niin pitkään? Sisäisten kontrollien puutteellisuus myötävaikuttaa väärinkäytöksen jatkumista yli puolessa tapauksista ja tällä viitataan käsitykseni mukaan perustavanlaatuisiin kontrolleihin, kuten laskujen asiatarkastus, hyväksyntä, maksuliikenteen tarkastus ja tarvittavat hyväksynnät, vaarallisen työyhdistelmän purkaminen jne. On hyvä mieltää, että sisäisten kontrollien tehokkuus ei ole miltään osin suoraan verrannollinen niiden monimutkaisuuteen – monissa tilanteissa esim. pk-yritysten tapauksissa päästäisiin hyvän valvonnan tasolle jo pohtimalla sitä, missä ovat meidän yrityksen vaaran paikat väärinkäytösriskin näkökulmasta ja millä vastaamme näihin riskeihin. Useimmiten kysymys on viitseliäisyydestä ja yksinkertaisilla kontrolleilla voidaan saavuttaa erinomaisia tuloksia.

Kenen vastuu?

Tärkeintä on aloittaa työ mieltämällä väärinkäytösriskin mahdollisuuden olemassaolo, koska vasta tämän ymmärryksen päälle voidaan lähteä rakentamaan aidosti tehokkaita kontrolleja ja valvontaa. Lisäksi on hyvä ymmärtää tilintarkastajan rooli, joka ei ensisijaisesti ole väärinkäytösten paljastaminen – ACFE:n laajan tutkimuksen (Report to the Nations, 2018 Global Study on Occupational Fraud and Abuse) mukaan vihje on yleisin syy, joka kohtaa väärinkäytöksen paljastumiseen ja muita väärinkäytöksen paljastumiseen johtavia toimenpiteitä olivat sisäinen tarkastus sekä johdon tekemät tarkastukset (management review). Sattuma paljasti väärinkäytöksiä useammin kuin tilintarkastus. Riittävää varautumista ei siis ole pyrkimys ulkoistaa valvontavastuuta tilintarkastajalle ja hyvälle tilitoimistolle – hallituksen vastuu yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä on aina ensisijaista, minkä tulisi aktivoida yhtiö itse ryhtymään toimiin riittävän valvonnan ja kontrollien luomiseksi. Ennakollinen varautuminen on kokemukseni mukaan aina edullisempaa ja järkevämpää kuin tapahtuneen väärinkäytöksen jälkikäteinen selvittäminen. Tämä pätee paitsi taloudellisesta myös maineriskin näkökulmasta.