Viisi faktaa ohjelmistorobotiikasta

Sanna Kaarlejärvi, Partner, CFO, Efima Oy

RPA (Robotic Process Automation), suomalaisittain ohjelmistorobotiikka, on nostanut kovasti päätään liike-elämässä viime aikoina. Taloushallinnon ohjelmisto- ja konsulttitalot maalailevat toinen toistaan mahtavampia kuvia robotiikan mahdollisuuksista liiketoiminnan tehostamisessa. Moni päättäjä onkin prameiden mainospuheiden ja suurten lupausten ympäröimänä hämmentynyt: millaista se arki ohjelmistorobotin kanssa oikein on?

1. Ohjelmistorobotti on ohjelmisto, joka käyttää toisia ohjelmistoja

Ohjelmistorobotti toimii ikään kuin tavallinen työntekijä. Se käyttää toisia ohjelmistoja, kuten taloushallintojärjestelmää, käyttöliittymän välityksellä aivan kuten me ihmisetkin. Robotti on kuitenkin monella tapaa meitä ihmisiä parempi: robotti työskentelee nopeammin ja tarkemmin, ei valita rutiineista eikä vaadi taukoja. Robotti toimii aina yhtä tehokkaasti, kellonajasta riippumatta. Ja mikä parasta, robotille ei myöskään luonnollisesti tarvitse maksaa palkkaa. Ohjelmistorobotin käyttöönotto hoituu tavanomaiseen järjestelmäprojektiin verrattuna nopeasti: robotti saadaan yleensä käyntiin vain muutamassa viikossa. Robotin hankkiminen on myös halvempaa kuin uuden työntekijän rekrytointi ja perehdyttäminen. Investoimalla ohjelmistorobotiikkaan yritys saa käyttöönsä työntekijän, joka ei koskaan väsy, valita tai tee virheitä. Kuulostaa varsin houkuttelevalta, eikö niin. Mutta mitä tällainen ohjelmistorobotti sitten osaa tehdä?

2. Ohjelmistorobotti rakastaa rutiineja

Parhaiten robotiikkaa voidaan hyödyntää tehtävissä, jotka ovat säännönmukaisia, runsaasti manuaalista tiedonsiirtoa ja -hakua vaativia, toistuvia rutiineja. Robotiikka loistaa erityisesti tehtävissä, jotka ovat liian pieniä, satunnaisia tai sisällöltään nopeasti muuttuvia automoitavaksi perinteisiä järjestelmiä käyttäen. Koska ohjelmistorobotti käyttää toisia ohjelmistoja kuin ihminen, ei nykyisiä järjestelmiä tarvitse muokata mitenkään robotin käyttöönottoa varten.

3. Robotti lisää tarkkuutta ja kontrolleja

Virheitä ei ohjelmistorobotin kanssa työskennellessä tarvitse pelätä, sillä robotti seuraa sille opetettuja sääntöjä millintarkasti. Myös kaikki robotin liikkeet kirjautuvat automaattisesti lokitiedostoihin, jolloin ongelmatilanteessa on helppo seurata, missä virhe on tapahtunut. Robotilla on mahdollista hoitaa myös uusia tehtäviä, joihin ihmisen aika ei riitä tai joita olisi liian kallista hoitaa ihmistyönä. Esimerkiksi perustietojen tarkistuksia tai täsmäytyksiä voidaan tehdä päivittäin, kun taas ihminen hoitaisi ne kerran kuukaudessa. Robotin avulla rutiinit siis hoituvat nopeammin, tarkemmin ja paremmin kuin aikaisemmin, ja jopa ennen mahdottomia tehtäviä saadaan hoidettua.

4. Prosessit ja data kannattaa laittaa kuntoon ennen robotin käyttöönottoa

Robotiikkainnostuksen aikana tulee järki pitää myös mukana: robotiikalla ei kannata korjata rikkinäisiä prosesseja. Prosessit tulisi ensin yhtenäistää ja kehittää järkeviksi ja vasta sitten robotisoida. Aina kannattaa ensin kyseenalaistaa, onko tehtävää tarpeen tehdä lainkaan. Jos ei, ei sitä myöskään kannata robotisoida. Toisaalta automatisointia voidaan tehdä robotin lisäksi mm. taloushallinnon perusjärjestelmien käyttöä tehostamalla tai liittymillä, ja harkinta automaatiovälineen valinnasta tulee tehdä tapauskohtaisesti.

5. Automaatio vapauttaa aikaa asiantuntijatehtäville

Arki ohjelmistorobotin kanssa tuntuu hyvältä. Robotti voidaan esimerkiksi ajastaa työskentelemään tehokkaasti öisin. Näin aamulla töihin tullessa rutiinitehtävät on jo hoidettu, ja käsiteltäviksi jäävät vain ne poikkeukset, joita robotti ei itse ole osannut tehdä. Parhaimmillaan ohjelmistorobotin olemassaoloa ei edes huomaa – arki vain tuntuu sujuvan vaivatta robotin tukiessa työtä taustalla. Huimasta potentiaalistaan huolimatta ohjelmistorobotiikka ei korvaa kaikkia meidän tavallisten ihmisten työpaikkoja. Parhaimmillaan se vapauttaa meidät puuduttavista rutiineista, jotta voimme paremmin keskittyä asiantuntijatehtäviin, jotka eivät robotilta onnistu.

Lue myös blogikirjoitus: Ohjelmistorobotiikka osana digitaalista, älykästä taloushallintoa