Ennakkoperintä – miten huolehdin, että työnantajavelvoitteet tulevat hoidetuksi oikein?

 Anna-Leena Rautajuuri, Senior Tax Manager, KPMG Oy Ab

Vuoden 2019 alussa on tulossa voimaan ehkäpä merkittävin raportointiuudistus, mitä ennakkoperintäpuolella on nähty. Työnantajasuoritusten raportointi muuttuu kertaheitolla lähes reaaliaikaiseen raportointiin ja samaa raportointia pääsevät hyödyntämään periaatteessa kaikki työnantajan palkkatietoja tarvitsevat tahot.

Mikä muuttuu?

Tulorekisterin käyttöönoton myötä palkkahallinnon raportointisykli muuttuu täysin. Raportoinnin tulee tapahtua hyvin lyhyessä ajassa palkanmaksun jälkeen. Jos tätä vaihetta ei pohdita huolellisesti, virheiden korjaaminen henkilö- ja maksutasolla voi olla huomattavan työlästä. Toisaalta raportointi virtaviivaistuu aikaisempaan verrattuna – vuosi-ilmoituksia ei enää tarvitse antaa Verohallinnolle ja jokaiselle eläke- tai muuta sosiaalivakuutusta hoitavalle taholle erikseen. Jos raportointi kunkin palkanmaksun jälkeen on hoidettu oikein, poistuvat vuoden vaihteessa aiemmin olleet vuosikohtaiset raportoinnit käytännössä kokonaan.

Samaan aikaan suuren raportointiuudistuksen kanssa pitäisi pysyä kärryillä muista ajankohtaisista ennakkoperintäkysymyksistä – miten vuoden vaihteessa luontoisetupäätökset ja luontoisetujen arvot muuttuvat, päivitetäänkö Verohallinnon muita ohjeita, muuttuuko henkilökuntaetujen tai matkakustannusten korvausten osalta jokin olennainen asia? Tuleeko Verohallinnon päätösten myötä uusia kaavamaisia arvoja jollekin luontoisedulle, vai säilyvätkö periaatteet samanlaisina? Nyt tulossa oleva tulorekisterihanke antaa samalla hyvän syyn tarkistella työnantajan omia prosesseja palkanmaksun, luontoisetujen käsittelyn ja myöntämisen sekä palkkaraportoinnin suhteen. Etenkin suuremmissa yhtiöissä tämän on hyvä hetki lisätä automatiikkaa ja sitä kautta varmistaa, ettei virheitä pääse tapahtumaan.

Mitä tapahtuu verovapaille eduille?

Verovapaiden etujen ja matkakustannusten korvausten osalta työnantajia askarruttavat usein saman tyyppiset kysymykset. Miten tunnistan, työskenteleekö yritykseni työntekijä erityisellä vai toissijaisella työpaikalla? Voinko maksaa hänelle verovapaita päivärahoja? Entä jos henkilö matkustaa viikoittain kahden tai useamman maan välillä? Miten maksetaan matkakustannusten korvauksia tilanteessa, jossa työntekijä tekee suurimman osan viikosta etätyötä kotoaan käsin, mutta käy sen lisäksi myös toisinaan työnantajan toimipisteessä? Rajanveto näissä tilanteissa on usein melkoisen haastavaa. Sen lisäksi työnantajia askarruttaa, miten kaikki rajanvetotilanteet ylipäätään huomataan ja saadaan käsittelyyn, joka on ainoa keino varmistaa oikeanlainen toimintatapa.

Verovapaiden henkilökuntaetujen osalta Verohallinto on vajaa vuosi sitten antanut uuden ohjeen, johon on koottu kaikki verovapaita henkilökuntaetuja koskevat aiemmat ohjeet yhteen. Silti henkilökuntaetujen osalta törmätään tyypillisesti samanlaisiin ongelmiin – onko kyse veronalaisesta suorituksesta vai esimerkiksi verovapaasta merkkipäivälahjasta tai muusta vähäisestä lahjasta? Voinko palkita työntekijää hyvästä suorituksesta verovapaasti vaikkapa leffalipulla? Onko työntekijälle maksettavassa matkassa kyse työmatkasta vai virkistysmatkasta – onko matka verovapaa vai veronalainen etu työntekijälle?

Helpotusta ongelmiin ja sudenkuoppiin

Näihin kysymyksiin on tarkoitus paneutua joulukuun ennakkoperintäkoulutuksessa. Verovapaiden suoritusten osalta koulutus rakentuu usein vastaan tulleiden esimerkkitapausten pohjalle –käymme läpi niitä tyypillisimpiä ongelmia ja sudenkuoppia, joihin työnantajat säännöllisesti törmäävät. Tarkoitus ei ole kahlata kaikkia säännöksiä läpi, vaan lähestyä aihetta nimenomaisesti siitä näkökulmasta, mitkä tilanteet tyypillisimmin tulevat vastaan ja aiheuttavat harmaita hiuksia. Liity seuraan niin pääset mukaan kiinnostavien koukeroiden pohdintaan.